Por Martín Cayón, Director TOTVS
Norte de América Latina.
El Sistema de Planeación
Gerencial (o ERP, por sus siglas en inglés) ha evolucionado a través del
tiempo. Inició con la intención de administrar de manera más eficiente las
áreas clave de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y
costos) a partir de módulos. La desventaja es que dichos módulos no estaban
integrados y por ello, las organizaciones sólo aprovechaban parcialmente las
funciones del sistema.
Con el paso de los años, las
desarrolladoras de ERPs decidieron incrementar la funcionalidad de la solución
a partir de la integración de sus componentes y así facilitar la comunicación
entre las áreas del negocio. Si bien es cierto que con este cambio vino el
crecimiento de la funcionalidad del ERP, también lo volvió más robusto, tardado
y costoso de implementar. Esto, a la vez, lo ubicó exclusivamente en la mira de
los grandes corporativos.
Con mi experiencia de más de 20
años en la industria de las Tecnologías de Información he observado que los
empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de
implementar, pero también están conscientes que de su implementación depende el
adecuado funcionamiento de su empresa y posiblemente su subsistencia. Lo que me lleva a plantear las siguientes
preguntas: ¿Conviene o no implementar un ERP? ¿De qué depende su éxito? ¿Cómo devolver
al ERP la confianza que los directivos y gerentes solían tenerle?
De acuerdo con estudio realizado
por Harvard Business Review, las empresas que adquieren un ERP tienen una
reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron
correctamente tienen una reducción hasta del 35 % en promedio. En ese sentido,
los tomadores de decisiones al estar conscientes de este hecho, es natural que
deban optar por la implementación de un ERP pero de una manera más controlada y
efectiva que permita aumentar su tasa de éxito. El primer paso para alcanzar
una implementación exitosa es la elección del ERP adecuado.
Por eso, comparto 5 pasos
fundamentales para elegir el ERP correcto:
1. Involucre a sus colaboradores
Si se llegó al acuerdo de la
necesidad de implementar un ERP, la recomendación es involucrar a las personas
que se verán impactadas directamente con la decisión, como:
· Usuarios finales
· Personal de sistemas responsable de la
administración del sistema
· Gerentes y directivos
2. Defina qué se quiere lograr a través de
un ERP
Entender nuestro modelo de
negocio y cómo se espera que la implementación del ERP podría optimizar y
facilitar su operación. Bajo esta
premisa, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto
al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán
impactadas con la decisión. A partir de la automatización, los procesos clave
para el negocio que se beneficiarán serán:
A. Ventas
B. Compras
C. Inventarios
D. Finanzas y Contabilidad
E. Nómina
F. Producción
3. Escalabilidad
Escoger un ERP que pueda cubrir
las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de
evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital. Por eso, antes de tomar una decisión es de
suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos:
1) Horizontal: con módulos o
funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione.
2) Vertical, que soporte el crecimiento
transaccional si el negocio crece.
No perdamos de vista que la
elección de un ERP significa vivir con el de cinco a 10 años el día a día de la
organización, por lo tanto es recomendable escoger una solución que sea
actualizable y escalable.
4. Elija un aliado de negocios, no una
marca
Seleccionar a un proveedor de
software de gestión empresarial es, probablemente, el paso más importante. La
recomendación es elegir a quien comercialice un software de calidad con la
escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que
requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece.
También hay que considerar:
· La cantidad y calidad de clientes e
implementaciones hechas.
· Si la empresa realiza actualizaciones
frecuentes, entonces habla bien del proveedor ya que significa que lleva a cabo
mejoras en sus productos y está al pendiente de sus clientes.
· Disponibilidad de recursos capacitados
tanto para la implementación como para el soporte técnico posterior.
· Presencia local.
5. Planee los tiempos de implementación
Finalmente, es importante tener
presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, he
detectado que para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se
debe considerar en la planeación:
· El uso de los recursos internos, su
disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la
duración y éxito del proyecto de implementación.
· La adherencia a los procesos estándares
de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y/o desarrollos
que se deberán realizar.
· La calidad de los datos y procesos de
negocio existentes.
· La cultura de la empresa respecto a la
tecnología y su adopción.
El tiempo de implementación puede
variar de 2 meses hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.
+++
No hay comentarios:
Publicar un comentario