El cambio de un sistema de cómputo es un
proceso controlado que va involucrando a las diferentes áreas de la empresa de
forma paulatina y de acuerdo a sus
procesos.
México D.F. a 18 de Noviembre de 2015.--
Microsip, firma mexicana desarrolladora de software administrativo dedicada a
hacer más eficientes a las empresas, entiende que los negocios no cambian de
sistema administrativo debido a que desconocen el proceso, y creen poner en
riesgo la operación de la empresa. Israel Coto, Director de Microsip Oficina
México, nos comparte la metodología para la adopción de un nuevo software, con
la finalidad de que las compañías puedan constatar que es un procedimiento
controlado y que beneficiará la operación administrativa de la empresa, a
través de una serie de pasos que a continuación se describen:
1. Análisis y metodología de la operación
El análisis de procesos es la parte medular
ya que se trata de conocer a fondo las necesidades de la empresa y sus
objetivos, asimismo sus alcances y limitantes. “En este paso se realiza una
conciliación de lo que el sistema ofrece con las expectativas de los clientes,
buscando tropicalizar y definir las funciones del software a través de un
examen exhaustivo de los diagramas de flujos de la operación, los ciclos de información,
requerimientos en equipo e infraestructura, hasta llegar a los principales
indicadores que el cliente necesita”.
2.
Instalación, configuración y parametrización / Diseño de formatos y
reportes
En este paso, se instala, se configura el
sistema bajo los acuerdos del paso anterior y se elaboran los diseños de
formatos y reportes por área desde los sencillos hasta los mediamente
complejos. Por otro lado, los reportes, facturas y notas de crédito y otros
documentos se definen y se establece sus usos.
3.
Simulación de ciclos, capacitación y detección de puntos de mejora
En esta etapa se realizan pruebas acerca del
funcionamiento del software y determinación de si los procesos nuevos son
coherentes. En base a ello, se realizan cambios previos a la puesta en marcha.
Posteriormente, se inicia la capacitación a los empleados acerca del nuevo
sistema. En algunas ocasiones, los
trabajadores, como usuarios finales, son capaces de sugerir cambios para
procedimientos más exitosos así como detectar malas prácticas. Este paso
resulta también fundamental que el dueño de la empresa se involucre para cubrir
los requisitos al 100% y si es necesario, retomar la metodología inicial.
4.
Importación de saldos
Llegado a este momento, después de la
realización de los puntos de mejora y capacitación del personal, se establece
fecha de arranque. Las cuentas de los clientes y proveedores, así como los
costos y existencias de los inventarios serán trasladados al nuevo sistema.
5.
Puesta en marcha y Garantía
La puesta en marcha representa el momento de
la verdad. Es cuando se apaga el sistema anterior y los integrantes de la
empresa empiezan a trabajar con el nuevo. En este instante es cuando existen
mayores posibilidades de detectar errores y se puede valorar realmente la
calidad del trabajo del consultor. Por otro lado, la garantía es el respaldo
del trabajo realizado incluyendo saldos, análisis y alcances que se
determinaron. Según el proveedor que se haya elegido, se debe tener dicha garantía de acuerdo a los tiempos
establecidos y los alcances, que se definieron en la metodología de operación.
6.
Soporte post venta.
Además de la garantía, es importante que
siempre se pueda contar con soporte técnico, cursos de actualización constante
o capacitación. “En este último paso también se engloban revisiones periódicas,
sugerencia de mejoras e incluso la adquisición de soluciones complementarias”,
concluyó Coto.
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